– Bài mới hơn –
Bài 3. Tổ Chức Quân Đội Và Công An Nhân Dân Việt Nam Chức Năng Nhiệm Vụ Của Trung Tâm Phát Triển Quỹ Đất Chức Năng Và Nhiệm Vụ Phòng Tổ Chức Cán Bộ Chức Năng, Nhiệm Vụ Của Phòng Tổ Chức Cán Bộ Chức Năng, Nhiệm Vụ Phòng Tổ Chức Cán Bộ Sở Gd&đt
Tiểu luận: Quản trị học
Chức năng tổ chức của công ty Bibica
BÀI TIỂU LUẬN
MÔN QUẢN TRỊ HỌC
Đề tài:”Công tác tổ chức của công ty Bibica”
Thành viên nhóm thực hiện tiểu luận:
1. Nguyễn Thị Quỳnh (nhóm trƣởng)
2. Giang Thị Tam
3. Đặng Thế Sơn
4. Trƣơng Thị Tâm
5. Đỗ Thị Thanh
6. Nguyễn Thị Quỳnh
7. Nguyễn Ngọc Thạch
8. Trần Thị Sen
9. Lê Thị Thắm.
Nhóm 10
Page 1
Tiểu luận: Quản trị học
Chức năng tổ chức của công ty Bibica
Nhóm 10
Page 2
Chức năng tổ chức của công ty Bibica
Tiểu luận: Quản trị học
NỘI DUNG
Phần 1: Cơ sở lý thuyết về chức năng tổ chức
I. Khái niệm và vai trò của tổ chức
1. Khái niệm tổ chức
1.1. Khái niệm
– Tổ chức theo tiếng Hy Lạp “Organon” nghĩa là “hài hòa”, đó là những hoạt động
đem lại bản chất thích nghi với sự sống
– Theo Harold Koontz: “Công tác tổ chức là việc nhóm gộp các hoạt động cần
thiết để đạt được mục tiêu, là việc giao phó mỗi nhóm cho một người quản lí với quyền
hạn cần thiết để giám sát nó, và là việc tạo điều kiện cho sựu liên kết ngang và dọc trong
cơ cấu của tổ chức”. (“Những vấn đề cốt yếu của quản lý”, năm 1993, trang 267)
Từ các quan điểm khác nhau, có thể rút ra khái niệm chung nhất nhƣ sau:
Tổ chức là quá trình xác định các công việc cần phải làm và những ngƣời cần phải
làm các công việc đó, định rõ chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận và cá
nhân cũng nhƣ mối liên hệ giữa các bộ phận và cá nhân này trong khi tiến hành công việc ,
nhằm thiết lập một môi trƣờng thuận lợi cho hoạt động và đạt đến mục tiêu chung của tổ
chức.
Tổ chức là:
– Quy định các mối quan hệ chính thức giữa mọi thành viên và các nguồn lực để
đạt mục tiêu.
– Phân chia các nguồn lực ra thành các bộ phận và quy định các mối quan hệ về
nhiệm vụ,quyền hạn để đạt mục tiêu.
– Một quy trình hai mặt:một là phân chia tổ chức ra thành các bộ phận; hai là xác
lập các mối quan hệ về quyền hạn giữa các bộ phận.
Ví dụ: Trƣờng học là một tổ chức.
Nhóm 10
Page 3
Tiểu luận: Quản trị học
Chức năng tổ chức của công ty Bibica
1.2. Mục đích của tổ chức
Mục đích của tổ chức là tạo nên một môi trƣờng nội bộ thuận lợi cho mỗi cá nhân,
mỗi bộ phận phát huy đƣợc năng lực và nhiệt tình của mình, đóng góp tốt nhất vào việc
hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức, cụ thể là:
+ Làm rõ nhiệm vụ cần phải tiến hành để đạt đƣợc mục tiêu.
+ Xây dựng bộ máy quản trị gọc nhẹ và có hiệu lực.
+ Xác định vị trí, vai trò của từng cá nhân trong tổ chức.
+ Xây dựng nề nếp văn hóa trong tổ chức.
+ Phát hiện và điều chỉnh kịp thời mọi hoạt động yếu kém trong tổ chức.
+ Phát huy sức mạnh của các nguồn tài nguyên vốn có của tổ chức.
+ Tạo thế và lực cho tổ chức thích ứng với sự thay đỏi của môi trƣờng.
Cũng nhƣ mọi loại mục tiêu quản trị khác, mục tiêu của công tác tổ chức phải khoa
học, khả thi, phải phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn. Khác với yêu cầu về các loại mục tiêu
quản trị khác, yêu cầu đối với các mục tiêu về tổ chức là phải tuân thủ những quy luật
khách quan đặc thù của công tác tổ chức.
Ví dụ: Xây dựng và nâng cao, phát triển trƣờng học có mục đích để cho học sinh
và sinh viên có điều kiện học tập tốt hơn, góp phần nâng cao kiến thức, giúp đất nƣớc
phát triển đi lên.
2. Vai trò của công tác tổ chức
Tổ chức có 4 vai trò sau:
* Tạo “nền móng” cho hoạt động của tổ chức nói chung và cho hoạt động quản trị
nói riêng.Công tác hoạch định, lãnh đạo, kiểm soát đều phải dựa trên một cấu trúc tổ chức
nhất định sao cho phù hợp và hiệu quả.
* Sử dụng có hiệu quả các nguồn lực của tổ chức, đặc biệt là nguồn nhân lực và cơ
sở vật chất kĩ thuật. Việc phân công lao động khoa học, phân quyền hợp lí và xác định
tầm hạn quản trị phù hợp sẽ tạo điều kiện cho nhân viên phát huy tốt nhất năng lực sở
trƣờng của họ. Mặt khác sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho sự mở rộng và đa dạng hóa tổ chức,
nâng cao tính độc lập, tự chủ, sáng tạo cho đội ngũ các nhà quản trị.
Nhóm 10
Page 4
Tiểu luận: Quản trị học
Chức năng tổ chức của công ty Bibica
* Nếu công tác tổ chức không đƣợc thực hiện tốt sẽ gây ra nhiều khó khăn phức tạp
cho công tác quản lí. Có khoảng 75% – 80% những vấn đề khó khăn, phức tạp trong công
tác quản trị phải đƣợc xem xét giải quyết bắt đầu từ những nhƣợc điểm của công tác tổ
chức. Hơn nữa, phần lớn những khuyết điểm mắc phải trong một tổ chức là do có sự coi
thƣờng và vi phạm các quy luật của tổ chức.
* Tạo ra văn hóa tổ chức – nền tảng của sự hợp tác giữa các thành viên trong tổ
chức để nhằm đạt đƣợc mục tiêu chung của tổ chức.
Ví dụ: Trong trƣờng học phải bầu ra những giáo viên giỏi làm hiệu trƣởng, hiệu phó,
trƣởng khoa… để đƣa trƣờng học ngày càng đi lên.
II. Cấu trúc của tổ chức.
1. Khái niệm và đặc điểm của cấu trúc tổ chức
1.1. Khái niệm
– Cấu trúc (hay cơ cấu) tổ chức là một tập hợp bao gồm các bộ phận (đơn vị hay cá
nhân) khác nhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc nhau,đƣợc chuyên môn hóa theo
những chức trách, nhiêm vụ và quyền hạn nhất định nhằm đảm bảo thực hiện các mục
tiêu chung đã đƣợc xác định.
+ Cơ cấu tổ chức cho phép sử dụng hợp lý các nguồn lực.
+ Cơ cấu tổ chức cho phép xác định rõ vị trí, vai trò của các đơn vị, cá nhân, cũng
nhƣ mối liên hệ giữa các đơn vị và cá nhân này,hình thành các nhóm chính thức trong tổ
chức.
+ Cơ cấu tổ chức phân định rõ các dòng thông tin,góp phần quan trọng trong việc
ra các quyết định quản trị.
1.2. Đặc điểm của cấu trúc tổ chức
– Tính tập trung:phản ánh mức độ tập trung (hay phân tán) quyền lực của tổ chức
cho các cá nhân hay bộ phận. Ví dụ: nếu quyền lực trong tổ chức đƣợc tập trung chủ yếu
cho một cá nhân thì tính tập trung của tổ chức là cao và ngƣợc lại.
Nhóm 10
Page 5
Tiểu luận: Quản trị học
Chức năng tổ chức của công ty Bibica
– Tính phức tạp: phản ánh số lƣợng các cấp, các khâu trong cấu trúc tổ chức. Nếu
có nhiều cấp,nhiều khâu với nhiều mối quan hệ phức tạp, cấu trúc tổ chức có tính phức
tạp cao và ngƣợc lại.
– Tính tiêu chuẩn hóa: phản ánh mức độ ràng buộc các hoạt động,các hành vi của
mỗi bộ phận và cá nhân, thông qua các chính sách, thủ tục, quy tắc hay các nội quy, quy
chế… Nếu mức độ ràng buộc cao,tính tiêu chuẩn hóa cao sẽ tạo ra sức mạnh của tổ chức.
Các chuẩn mực phải rõ ràng, ƣu thế, lƣợng hóa và đƣợc thể hiện bằng văn bản.
2. Các nguyên tắc cấu trúc tổ chức
2.1. Tương thích giữa hình thức và chức năng
Khi thiết kế cấu trúc tổ chức, các bộ phận hay các đơn vị cấu thành đều phải nhằm
thực hiện các chức năng, hay xuất phát từ việc thực hiện các chức năng. “Hình thức phải
đi sau chức năng”.
Trong tổ chức hoạt động kinh doanh, mỗi bộ phận (hay đơn vị) và cá nhân đều
phải có sự tồn tại khách quan và cần thiết, do việc tham gia thực hiện các chức năng của
tổ chức. Sự lựa chọn mô hình, sự phân công, phân quyền hay giao trách nhiệm cho các bộ
phận, cá nhân… đều phải xuất phát từ việc thực hiện chức năng, thông qua việc thực hiện
các mục tiêu đã xác định.
2.2. Tính thống nhất, chỉ huy
Cấu trúc tổ chức đƣợc xác lập phải đảm bảo mỗi đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm
báo cáo cho nhà quản trị trực tiếp của mình, đảm bảo sự chỉ huy mang tính thống nhất
trong toàn tổ chức, tránh tình trạnh chồng chéo, mâu thuẫn.
2.3. Cân đối
Tính cân đối thể hiện sự cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm,cân đối về công
việc giữa các đơn vị, cá nhân với nhau. Sự cân đối sẽ tạo ra sự ổn định, bền vững trong
quá trình phát triển của tổ chức.
Nhóm 10
Page 6
Tiểu luận: Quản trị học
Chức năng tổ chức của công ty Bibica
2.4. Tin cậy
Đảm bảo tính chính xác của tất cả các thông tin đƣợc sử dụng trong tổ chức, nhờ
đó đảm bảo tính thống nhất, ăn khớp về hoạt dộng giữa các bộ phận, cá nhân trong tổ
chức cũng nhƣ tính chính xác của các quyết định quản trị đƣợc ban hành.
2.5. Linh hoạt
Cấu trúc tổ chức phải có khả năng thích ứng,đối phó kịp thời với sự thay đổi của
môi trƣờng bên trong cũng nhƣ bên ngoài của tổ chức.
2.6. Hiệu quả
Cấu trúc tổ chức phải xây dựng trên nguyên tắc sử dụng chi phí đạt hiệu quả cao
nhất (dựa trên tiêu chuẩn về mối tƣơng quan giữa chi phí dự định bỏ ra và kết quả thu về).
3. Các nhân tố ảnh hưởng đến cấu trúc tổ chức
3.1. Mục tiêu và chiến lược của tổ chức
Cấu trúc tổ chức đƣợc xây dựng nhằm đáp ứng mục tiêu của tổ chức. Vì vậy,khi
mục tiêu và chiến lƣợc của tổ chức thay đổi thì cấu trúc tổ chức tổ chức phải có sự thay
đổi,điều chỉnh và hoàn thiện sao cho phù hợp và đáp ứng đƣợc yêu cầu của mục tiêu và
chiến lƣợc.
3.2. Chức năng và nhiệm vụ của tổ chức
Đây là cơ sở pháp lý, là căn cứ quan trọng để từng tổ chức thiết kế cấu trúc tổ chức
để đảm bảo thực hiện tốt chức năng,nhiệm vụ của mình.
Chẳng hạn, cấu trúc tổ chức của một doanh nghiệp kinh doanh chắc chắn sẽ phải
có sự khác biệt với cấu trúc tổ chức của một trƣờng đại học do chức năng, nhiệm vụ của
chúng là khác nhau…
3.3. Quy mô của tổ chức
Quy mô tổ chức càng lớn, cấu trúc tổ chức càng phức tạp, bởi vì quy mô lớn đòi
hỏi tổ chức phải có nhiều cấp, nhiều bộ phận, đơn vị nên tạo ra nhiều mối quan hệ phức
tạp trong tổ chức.
Nhóm 10
Page 7
Tiểu luận: Quản trị học
Chức năng tổ chức của công ty Bibica
3.4. Môi trường bên ngoài của tổ chức
Trong điều kiện môi trƣờng bên ngoài ổn định,các yếu tố của môi trƣờng có thể dự
đoán và dễ kiểm soát thì cấu trúc tổ chức có tính ổn định, ít phức tạp. Ngƣợc lại khi môi
trƣờng có nhiều biến động,có nhiều yếu tố khó dự báo thì cấu trúc tổ chức tổ chức sẽ
phức tạp hơn, đòi hỏi phải có sự linh hoạt cao hơn, nên việc lựa chọn một cấu trúc tổ chức
hữu cơ là cần thiết.
3.5. Đặc điểm về kỹ thuật,công nghệ của tổ chức
Trong tổ chức, kĩ thuật,công nghệ đƣợc sử dụng càng hiện đại bao nhiêu, thiết bị
càng có xu hƣớng tự động hóa cao thì cấu trúc tổ chức càng đơn giản hơn.
3.6. Trình độ quản trị viên và trang thiết bị quản trị
Với đội ngũ quản trị viên có trình độ, kinh nghiệm và kiến thức, thì trong cấu trúc
tổ chức có thể giảm bớt đầu mối, các mối quan hệ,các bộ phận quản trị với nhau.
Với trang thiết bị quản trị hiện đại, đầy đủ sẽ đáp ứng tốt hơn các yêu cầu công
việc, vì thế mà cấu trúc tổ chức quản lí sẽ đơn giản hơn.
4. Các mô hình cấu trúc của tổ chức
4.1. Cấu trúc tổ chức đơn giản (cấu trúc trực tuyến)
– Đặc điểm:
+ Quyền hành quản trị tập trung cao độ vào tay một ngƣời.
+ Có ít cấp quản trị trung gian, số lƣợng nhân viên không nhiều.
+Mọi thông tin đều đƣợc tập trung về cho ngƣời quản lý cao nhất xử lý và mọi
quyết định cũng phát ra từ đó.
– Mô hình cấu trúc tổ chức đơn giản:
Tổng giám đốc
Giám đốc
tuyến 1
Nhóm 10
Giám đốc
tuyến 2
Giám đốc
tuyến 3
Giám đốc
tuyến 4
Page 8
Chức năng tổ chức của công ty Bibica
Tiểu luận: Quản trị học
– Ƣu điểm:
+ Gọn nhẹ, linh hoạt.
+ Chi phí quản lý thấp, có thể mang lại hiệu quả cao.
+ Kiểm soát và điều chỉnh dễ dàng, có thể hạn chế đến mức thấp nhất tình trạng
quan liêu giấy tờ.
– Nhƣợc điểm:
+ Mỗi nhà quản trị phải làm nhiều công việc khác nhau cùng một lúc, hạn chế tính
chuyên môn hóa.
+ Tình trạng quá tải đối với cấp quản trị.
– Cấu trúc tổ chức đơn giản chỉ nên áp dụng đối với các tổ chức có quy mô nhỏ,
tính chất hoạt động đơn giản.
4.2. Cấu trúc tổ chức chức năng
– Đặc điểm:
+ Chia tổ chức thành các tuyến chức năng,mỗi tuyến là một bộ phận hay đơn vị
đảm nhận thực hiện một hay một số chức năng, nhiệm vụ nào đó của tổ chức. Mỗi bộ
phận này đƣợc đặt dƣới sự điều hành của một giám đốc chức năng.
+ Các hoạt động giống nhau hoặc gần giống nhau đƣợc tập trung lại trong một
tuyến chức năng nhƣ hoạt động sản xuất, thƣơng mại, nhân sự, tài chính, marketing…
– Mô hình cấu trúc tổ chức chức năng:
Tổng giám đốc
Giám đốc
chức năng A
Nhóm 10
Giám đốc
chức năng B
Giám đốc
chức năng C
Giám đốc
chức năng D
Page 9
Tiểu luận: Quản trị học
Chức năng tổ chức của công ty Bibica
– Ƣu điểm:
+ Phản ánh logic chức năng.
+ Tuân thủ nguyên tắc chuyên môn hóa công việc.
+ Nêu bật vai trò của các chức năng chủ yếu.
+ Đơn giản hóa việc đào tạo và huấn luyện nhân sự.
+ Dễ kiểm soát.
– Nhƣợc điểm:
+ Chỉ có cấp quản trị cao nhất mới có trách nhiệm về lợi nhuận.
+ Tầm nhìn bị hạn chế.
+ Tính phối hợp kém giữa các bộ phận chức năng.
+ Tính hệ thống bị suy giảm.
+ Kém linh hoạt.
– Cấu trúc tổ chức theo chức năng chỉ phát huy tác dụng trong hoạt động của tổ
chức tƣơng đối ổn định với cơ cấu sản phẩm duy nhất hoặc hoạt động kinh doanh đòi hỏi
trình độ chuyên môn hóa và sử dụng trang thiết bị chuyên dung công nghệ cao. Ngƣợc lại
nó sẽ bộc lộ các nhƣợc điểm nếu môi trƣờng kinh doanh không ổn định hoặc kinh doanh
đa dạng hóa sản phẩm.
4.3. Cấu trúc tổ chức theo sản phẩm
– Đặc điểm:
+ Chia tổ chức thành các “nhánh”, mỗi nhánh đảm nhận toàn bộ hoạt động kinh
doanh theo các loại hoặc nhóm sản phẩm nhất định.
+ Mỗi nhánh vẫn có thể sử dụng các bộ phận chức năng hoặc các chuyên gia
chuyên môn tập hợp xung quanh các giám đốc bộ phận để hỗ trợ hay giúp việc.
– Mô hình cấu trúc tổ chức theo sản phẩm:
Nhóm 10
Page 10
Chức năng tổ chức của công ty Bibica
Tiểu luận: Quản trị học
Tổng giám đốc
Giám đốc
sản phẩm A
Giám đốc
sản phẩm B
Giám đốc
sản phẩm C
Giám đốc
sản phẩm D
– Ƣu điểm:
+ Hƣớng sự chú ý và nỗ lực vào tuyến sản phẩm.
+ Trách nhiệm lợi nhuận thuộc các nhà quản trị cấp dƣới.
+ Phối hợp tốt giữa các bộ phận,các nhóm trong tổ chức.
+ Rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho các nhà quản trị.
+ Linh hoạt trong việc đa dạng hóa, có thể dễ dàng đổi mới và thích ứng với sự
thay đổi của môi trƣờng.
– Nhƣợc điểm:
+ Cần nhiều nhà quản trị tổng hợp.
+ Công việc có thể bị trùng lặp ở các bộ phận khác nhau dẫn tới chi phí và giá
thành cao.
+ Khó kiểm soát.
+ Cạnh tranh nội bộ về nguồn lực.
– Cấu trúc tổ chức theo sản phẩm thƣờng phát huy tác dụng khi môi trƣờng hoạt
động của tổ chức có sự thay đổi hay nhiều biến động, có nhiều yếu tố nhấn mạnh đến khía
cạnh kinh doanh hơn là việc đảm bảo yêu cầu kĩ thuật cao, hoặc khi tổ chức theo đuổi
chiến lƣợc đa dạng hóa sản phẩm.
Nhóm 10
Page 11
Chức năng tổ chức của công ty Bibica
Tiểu luận: Quản trị học
4.4. Cấu trúc tổ chức theo khu vực địa lý
– Đặc điểm:
+ Chia tổ chức thành các nhánh,mỗi nhánh đảm nhận thực hiện hoạt động của tổ
chức theo từng khu vực địa lý.
+ Mỗi nhà quản trị đại diện ở khu vực chịu trách nhiệm phân phối sản phẩm và
dịch vụ theo một vùng địa lý cụ thể.
– Mô hình cấu trúc tổ chức theo khu vực địa lý:
Tổng giám đốc
GĐ khu vực 1
GĐ khu vực 2
GĐ khu vực 3
GĐ khu vực 4
– Ƣu điểm:
+ Các nhà quản trị cấp thấp thấy rõ trách nhiệm của mình, giảm bớt phạm vi công
việc phải điều hành trực tiếp của nhà quản trị cấp cao.
+ Chú ý đến những đặc điểm của thị trƣờng địa phƣơng.
+ Tận dụng tốt các lợi thế theo vùng.
+ Quan hệ tốt với các đại diện địa phƣơng.
+ Tiết kiệm thời gian đi lại của nhân viên.
– Nhƣợc điểm:
+ Cần nhiều nhà quản trị tổng hợp.
+ Công việc có thể bị trùng lặp ở các khu vực khác nhau.
+ Phân tán nguồn lực.
+ Khó kiểm soát.
Nhóm 10
Page 12
Chức năng tổ chức của công ty Bibica
Tiểu luận: Quản trị học
4.5. Cấu trúc tổ chức định hướng theo khách hàng
– Đặc điểm:
+ Chia tổ chức thành các nhánh, mỗi nhánh đảm nhận toàn bộ hoạt động kinh
doanh nhằm phục vụ một đối tƣợng khách hàng nào đó.
Ví dụ nhƣ các doanh nghiệp sản xuất, các doanh nghiệp thƣơng mại dịch vụ, chính
phủ, ngƣời tiêu dùng trực tiếp…
+ Mỗi đơn vị khách hàng tập trung vào việc thỏa mãn nhu cầu của từng nhóm
khách hàng chuyên biệt.
– Mô hình cấu trúc tổ chức theo khách hàng:
Tổng giám đốc
GĐ khách
hàng loại 1
GĐ khách
hàng loại 2
GĐ khách
hàng loại 3
GĐ khách
hàng loại 4
– Ƣu điểm:
+ Tạo sự hiểu biết khách hàng tốt hơn, phục vụ các dạng khách hàng khác nhau.
+ Toàn bộ hoạt động của tổ chức hƣớng vào kết quả cuối cùng.
+ Rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho các nhà quản trị.
– Nhƣợc điểm:
+ Cần nhiều nhà quản trị tổng hợp.
+ Công việc có thể bị trùng lặp ở các bộ phận khách hàng khác nhau.
+ Khó kiểm soát.
+ Cạnh tranh nội bộ về nguồn lực.
Nhóm 10
Page 13
Tiểu luận: Quản trị học
Chức năng tổ chức của công ty Bibica
4.6. Cấu trúc tổ chức dạng ma trận
– Đặc điểm:
+ Là cấu trúc kết hợp các cấu trúc tổ chức trên để tận dụng các ƣu điểm của mỗi
loại và hạn chế tối đa những nhƣợc điểm của chúng.
+ Cấu trúc ma trận có 2 hệ thống chỉ huy cặp đôi(theo chức năng và theo sản phẩm
hoặc theo khu vực địa lý, theo khách hàng), vì vậy tồn tại cùng lúc 2 tuyến chỉ đạo trực
tuyến.
– Mô hình cấu trúc tổ chức dạng ma trận:
Tổng giám đốc
Giám đốc
kinh doanh
Giám đốc
nhân sự
Giám đốc
tài chính
Giám đốc
tiếp thị
GĐ ngành
hàng A
GĐ ngành
hàng B
– Ƣu điểm:
+ Cho phép tổ chức đạt đƣợc đồng thời nhiều mục đích.
+ Trách nhiệm của từng bộ phận đƣợc phân định rõ.
+ Phối hợp tốt giữa các bộ phận.
+ Rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho các nhà quản trị.
Nhóm 10
Page 14
Chức năng tổ chức của công ty Bibica
Tiểu luận: Quản trị học
– Nhƣợc điểm:
+ Tồn tại song song hai tuyến chỉ đạo trực tuyến,dễ nảy sinh mâu thuẫn trong việc
thực hiện mệnh lệnh.
+ Có sự tranh chấp quyền lực giữa các bộ phận.
+ Khó kiểm soát.
4.7. Cấu trúc tổ chức hỗn hợp
– Đặc điểm:
+ Kết hợp logic các loại cấu trúc tổ chức để khai thác hiệu quả mọi nguồn lực
trong tổ chức.
+ Có thể tận dụng các ƣu điểm và hạn chế những nhƣợc điểm của các cấu trúc kết
hợp.
– Mô hình cấu trúc tổ chức hỗn hợp:
Tổng giám đốc
PCT sản
xuất
PCT kỹ
thuật
PCT
marketing
Tổng giám đốc sản
phẩm nông nghiệp
Giám đốc
khu vực I
Nhóm 10
Giám đốc
khu vực II
PCT tài
chính
Tổng giám đốc sản
phẩm công nghiệp
Giám đốc
khu vực I
Giám đốc
khu vực II
Page 15
Tiểu luận: Quản trị học
Chức năng tổ chức của công ty Bibica
– Ƣu điểm:
+ Giải quyết đƣợc những tình huống phức tạp.
+ Cho phép chuyên môn hóa một số cấu trúc tổ chức.
+ Rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho các nhà quản trị.
– Nhƣợc điểm:
+ Cấu trúc tổ chức phức tạp.
+ Quyền lực và trách nhiệm của các nhà quản trị có thể bị trùng lặp nhau, tạo ra sự
xung đột.
+ Khó kiểm soát.
III. Phân quyền trong công tác tổ chức
1. Khái niệm và các hình thức phân quyền
1.1. Khái niệm
Phân quyền là quá trình chuyển giao nhiệm vụ và quyền hạn cho bộ phận hay cá
nhân trong tổ chức có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ đó.
Nhiệm vụ đƣợc hiểu là những công việc hay những phần công việc mà các thành
viên trong tổ chức phải thực hiện để đạt đƣợc mục tiêu.
Quyền hạn đƣợc hiểu là quyền sử dụng các nguồn lực của tổ chức để thực hiện các
nhiêm vụ.
Trách nhiệm đƣợc hiểu là nghĩa vụ phải hoàn thành nhiệm vụ và hoàn thành đúng
với yêu cầu của ngƣời giao.
– Trong trƣờng hợp quyền hạn không đƣợc giao phó, ngƣời ta nói đến tập quyền.
Tập quyền là quá trình thâu tóm quyền ra quyết định vào trong tay một ngƣời.
– Trong mỗi tổ chức đều có sự phân quyền nào đó, nhƣng không có sự phân quyền
tuyệt đối.
– Quyền hạn đƣợc giao cho các chức vụ chứ không phải giao cho một cá nhân,
nhƣng vì mỗi chức vụ do một cá nhân nắm giữ trong một thời gian nhất định, vì vậy
quyền hạn luôn gắn liền với cá nhân.
Nhóm 10
Page 16
Tiểu luận: Quản trị học
Chức năng tổ chức của công ty Bibica
1.2. Các hình thức phân quyền
– Phân quyền theo chức năng: Là hình thức phân quyền theo các chức năng, nhiệm
vụ của tổ chức, chẳng hạn nhƣ sản xuất, cung ứng, marketing, nhân sự, tài chính…
– Phân quyền theo chiến lƣợc: Là hình thức phân quyền cho các bậc trung gian
phía dƣới để thực hiện các chiến lƣợc, chẳng hạn nhƣ xác định giá cả, chọn lựa đầu tƣ, đa
dạng hóa sản phẩm,…
1.3. Sự cần thiết của phân quyền trong tổ chức
– Nhà quản trị cơ sở gắn trực tiếp với các tình huống cụ thể hơn.
– Việc trao quyền hạn tƣơng đối lớn sẽ khuyến khích phát triển các nhà quản tri
chuyên nghiệp.
– Khả năng thực hiên quyền tự quản nhiều hơn, vì vậy việc thực hiện công viêc
nhanh hơn.
– Đào tạo cấp dƣới, tạo điều kiện cho họ phát triển, từ đó động viên kích thích họ
làm việc tốt hơn.
– Giảm áp lực về công việc đối với các nhà quản trị cấp trên, tạo điều kiện cho họ
tập trung vào các vấn đề chiến lƣợc.
2. Các yêu cầu khi phân quyền
– Rộng rãi với cấp dƣới,tạo cơ hội cho họ tự thể hiện mình.
– Sẵn sàng trao cho cấp dƣới những quyền hạn nhất định, kể cả quyền ra quyết định.
– Tin tƣởng ở cấp dƣới.
– Phải biết chấp nhận thất bại của cấp dƣới.
– Biết cách tổ chức, kiểm tra tình hình thực hiện nhiệm vụ và sử dụng quyền hạn
của cấp dƣới.
3. Quá trình phân quyền
Bƣớc 1: xác định mục tiêu phân quyền.
Bƣớc 2: tiến hành giao nhiệm vụ.
Bƣớc 3: tiến hành giao quyền hạn cho ngƣời đƣợc giao nhiệm vụ và chỉ rõ cho
ngƣời đó thấy đƣợc trách nhiệm của mình.
Nhóm 10
Page 17
Tiểu luận: Quản trị học
Chức năng tổ chức của công ty Bibica
Bƣớc 4: tiến hành kiểm tra, theo dõi việc thực hiện nhiệm vụ và trách nhiệm.
4. Tầm hạn quản trị
4.1. Khái niệm và phân loại
* Khái niệm:
Tầm hạn quản trị (hay còn gọi là tầm hạn kiểm soát) là khái niệm dùng để chỉ số
lƣợng cấp dƣới mà một nhà quản trị có thể quản lý trực tiếp một cách có hiệu quả.
Theo kinh nghiệm thực tế, tầm hạn quản trị tốt nhất cho một nhà quản trị bình
thƣờng là từ 03 đến 10.
* Phân loại:
– Tầm hạn quản trị rộng.
– Tầm hạn quản trị hẹp.
4.2. Các yếu tố xác định tầm hạn quản trị
– Năng lực của nhà quản trị.
– Mức độ ủy quyền của cấp trên cho cấp dƣới.
– Trình độ cấp dƣới.
– Tính chất kế hoạch của công việc.
– Mức độ ổn định của công việc.
– Kĩ thuật và phƣơng tiện truyền đạt thông tin.
IV. Hệ thống tổ chức không chính thức
1. Đặc điểm và sự tồn tại khách quan của hệ thống tổ chức không chính thức
1.1. Khái niệm và đặc điểm
* Khái niệm: Hệ thống tổ chức không chính thức là hệ thống tổ chức bao gồm các
nhóm và các mối quan hệ không chính thức đƣợc hình thành một cách tự phát, tự nguyện,
không theo kế hoạch và ý muốn của nhà quản trị.
* Đặc điểm:
– Có mục tiêu mang tính chất tự phát, do các thành viên trong nhóm tự đề ra.
– Có kỷ luật nhóm, có thủ lĩnh nhóm.
– Sự kiểm soát mang tính xã hội.
Nhóm 10
Page 18
Tiểu luận: Quản trị học
Chức năng tổ chức của công ty Bibica
– Có những yếu tố chống đối những đổi mới.
1.2. Sự tồn tại khách quan của hệ thống tổ chức không chính thức
– Do nhu cầu về hội nhập của mỗi thành viên trong tổ chức.
– Do nhu cầu đƣợc bảo vệ và giúp đỡ lẫn nhau.
– Do nhu cầu về trao đổi thông tin.
– Do tình cảm cá nhân.
2. Tầm quan trọng của việc nghiên cứu hệ thống tổ chức không chính thức
– Hệ thống tổ chức chính thức có nhiều hạn chế.
– Thông tin cần đƣợc truyền đạt nhanh chóng, chính xác và đầy đủ.
– Hệ thống tổ chức chính thức và không chính thức có tác động qua lại, phụ thuộc,
chi phối lẫn nhau, bổ sung cho nhau.
Nhóm 10
Page 19
Chức năng tổ chức của công ty Bibica
Tiểu luận: Quản trị học
Phần 2: Cơ cấu tổ chức của một số tập đoàn,
doanh nghiệp lớn ở Việt Nam
Cơ cấu tổ chức của: Tập Đoàn Dầu Khí Quốc Gia Việt Nam – Viện Dầu Khí
Việt Nam
Ban Lãnh Đạo
Hội Đồng Khoa
Học Công Nghệ
Nhóm 10
Page 20
– Bài cũ hơn –
Tổ Chức Hoạt Động Của Quân Chủng Phòng Không Qđnd Việt Nam Có Các Quân Chủng Nào? Tổ Chức, Chức Năng Và Nhiệm Vụ Của Công Đoàn Việt Nam Những Vấn Đề Cơ Bản Của Công Đoàn Việt Nam Khái Niệm Và Cơ Cấu Tổ Chức
